Épreuve de confirmation
Dans un délai maximum de 24 mois à compter de la date d'admission au doctorat par la CDD, le·la candidat·e présente une épreuve de confirmation.
Il s'agit d'une étape intermédiaire obligatoire dans le processus doctoral qui a pour but d'évaluer l’état d’avancement des travaux de recherche du·de la candidat·e pour vérifier que ceux-ci mèneront bien à la présentation d'une thèse de doctorat. Cette épreuve sert plusieurs objectifs :
- Le·la candidat·e doit convaincre son comité d'accompagnement des perspectives de terminer sa thèse telle qu'elle a été commencée. Si l'épreuve est réussie, le·la candidat·e obtient l'approbation du comité pour poursuivre sa recherche dans la même direction jusqu'à la défense privée qui aura lieu au moins un an après l'épreuve de confirmation.
- La confirmation est l'occasion pour le comité de fixer plus précisément les objectifs et limites du projet du·de la candidat·e, compte tenu des résultats intermédiaires obtenus jusqu'ici. Ces lignes directives sont importantes pour la suite du travail.
- L'état d'avancement permet au comité d'accompagnement d'identifier les obstacles potentiels (ressources matérielles et humaines) que rencontre le·la candidat·e dans la réalisation de son projet. Les lignes directives du comité devront tenir compte de tous les obstacles rencontrés pour garantir un travail de haute qualité rendu dans les temps.
Si les circonstances le justifient, le délai peut être prolongé par le comité d’accompagnement, avec l'accord de la CDD sur l'échéance proposée. Ce délai peut également être raccourci en raison de contraintes imposées par le bailleur de fonds, par exemple dans le cadre du renouvellement du mandat ou de la bourse de doctorat (exemple : le renouvellement du mandat des aspirants du F.R.S.-FNRS).
À faire :
Pour le·la doctorant·e
- remettre un rapport écrit, un article écrit par lui·elle ou encore tout autre document apportant la preuve de l’avancement de ses travaux de recherche (les documents types sont disponibles ici après identification) ;
- assurer une présentation orale des travaux réalisés et des projets envisagés pour la suite du doctorat ;
- avertir le bureau du Doctorat de la date de la confirmation ~ 3 semaines avant celle-ci.
- Après l'épreuve de confirmation, rendre la « Fiche d'épreuve de confirmation » au bureau du Doctorat pour la faire valider par la CDD compétente.
Pour le comité d’accompagnement
- faire un rapport à la commission doctorale du domaine qui soit constate la réussite de l’épreuve de confirmation et autorise la poursuite du doctorat, soit constate l’échec de l’épreuve de confirmation via la « Fiche d'épreuve de confirmation ».
Jury de thèse
Lorsque le comité d'accompagnement considère que les travaux et la formation doctorale du·de la candidat·e ont été suivis de façon satisfaisante, il propose la composition d'un jury de thèse. La défense privée est généralement fixée au plus tôt un an après l'épreuve de confirmation.
Pour rappel, le jury est composé d'au moins cinq membres porteurs du titre de docteur ou jouissant de la reconnaissance d'une haute compétence scientifique dans le domaine. Il doit comprendre le·s promoteur·trice·s et des membres extérieurs à l'UCLouvain choisis en fonction de leur compétence particulière dans le sujet de la thèse soutenue. Il est présidé par un membre du corps académique de l’université, qui ne peut être le·s promoteur·trice·s de la thèse.
La désignation du jury de thèse est subordonnée à la vérification que le·la candidat·e est inscrit·e comme étudiant·e doctorant·e et que les droits d’inscription y afférant ont été acquittés. Le jury spécifique de thèse est désigné pour l’ensemble des étapes de fin de thèse (défense privée et soutenance publique). Sauf cas de force majeure, aucune modification de composition de jury et de rôle n’est possible.
En cas de cotutelle de thèse, le jury qui sera désigné est commun aux deux institutions et doit avoir fait l’objet d’une validation par chacune d’elles. Il sera composé de manière équilibrée de membres de chacune des deux institutions et d’au moins un membre extérieur à celles-ci. Les rôles de Président et de Secrétaire de jury seront répartis entre les deux institutions.
À faire :
Pour le·la doctorant·e
- être en ordre d'inscription à l'UCLouvain. Pour rappel, le·la doctorant·e est tenu·e de s'inscrire tous les ans à l'Université en s'acquittant des droits d'inscription auprès du Service des Inscriptions.
- Envoyer au Bureau du doctorat la grille ECTS complétée et validée par le comité d'accompagnement.
Pour le comité d’accompagnement
- établir une proposition de composition de jury de thèse dans laquelle il identifie le·la secrétaire du jury et la formule de défense de thèse choisie. La formule de défense choisie doit être déterminée au plus tard lors de la composition du jury (voir règlement doctoral, parties 2.5 et 2.6). La proposition de jury devant être approuvée par la CDD, il faut veiller à l'envoyer suffisamment à l'avance pour qu'elle puisse être étudiée lors de la réunion précédant la défense.
La défense privée et la soutenance publique
La défense privée et la soutenance publique de la thèse peuvent se dérouler selon deux modalités différentes :
1. Première formule
La défense privée constitue la première étape de finalisation des travaux de thèse. Elle consiste en un exercice scientifique (écrit et oral) au cours duquel le sujet de thèse est analysé et questionné de manière approfondie. Elle fournit l'opportunité de vérifier les aptitudes du·de la doctorant·e en matière de recherche et de questionnement scientifique. Elle se déroule sans public, uniquement en présence des membres du jury de thèse au complet (physiquement ou virtuellement par le biais d'une vidéoconférence).
À faire :
Pour le·la doctorant·e
- remettre le texte provisoire de sa thèse aux différents membres du jury, au plus tard un mois avant la date fixée ;
- Informer le bureau du Doctorat de la date et de l’heure retenues pour la défense ;
- mettre à jour le formulaire de formation doctorale ;
- réserver une salle pour la défense privée.
Pour le jury de thèse
- valider la formation doctorale du·de la candidat·e ;
- renvoyer le PV de défense privée au bureau du Doctorat
La soutenance publique constitue la dernière étape du parcours doctoral. Elle consiste en un exposé oral du·de la candidat·e présentant les résultats des travaux de recherche qui ont conduit à la thèse. A cette occasion, il·elle met en évidence les qualités et l'originalité de ses travaux, ainsi que ses capacités de vulgarisation scientifique.
Cet exposé est suivi d'une discussion entre le·la candidat·e et le jury puis avec toute personne présente. La durée totale de la séance ne peut excéder trois heures. Au moins les deux tiers des membres du jury doivent être présents à la soutenance publique; les membres absents font parvenir au·à la président·e, avant la séance, un rapport écrit avec un avis motivé sur la valeur de la thèse et l’inventaire des questions qu’ils·elles souhaitent poser au·à la candidat·e.
La soutenance publique est aussi l’occasion de célébrer l’accès au grade de Doctorat dans un contexte solennel où le décorum et la présence de certaines traditions universitaires sont présents (caractère rituel des interventions, port de la toge par les membres du jury, présence des proches du·de la candidat·e, etc.).
À faire :
Pour le·la doctorant·e (trois semaines au moins avant la soutenance publique)
- informer le bureau du Doctorat de la date et de l’heure retenus pour la soutenance ;
- renvoyer l'invitation à la soutenance complétée au bureau du Doctorat ;
- réserver une salle pour la défense publique ;
- renvoyer le contrat de diffusion de thèse au bureau du Doctorat ;
- lorsque l'annonce sera publiée, un login et un mot de passe seront transmis au·à la doctorant·e par le service central des bibliothèques (thèse DIAL) pour procéder à l'encodage en ligne ;
- vérifier les subsides disponibles pour la publication de la thèse et les jurys.
Pour le jury :
- prévenir le bureau du Doctorat de la nécessité de réserver des toges ;
- renvoyer le PV de soutenance publique au bureau du Doctorat ;
- rédiger le rapport de soutenance et le communiquer au·à la doctorant·e.
2. Seconde formule
Pour des raisons exceptionnelles, il est possible de demander d'organiser la défense privée et la soutenance publique dans une même temporalité (le même jour ou en l'espace de 48h). Comme dans la première formule, la défense privée se déroule toujours avant la soutenance publique. La différence majeure réside toutefois dans le fait que, dans la seconde formule, la défense privée s'appuie toujours sur un texte finalisé.
Attention, si le·la doctorant·e choisit cette procédure, l'agenda est différent car un rapport de recevabilité doit être émis par le jury de la thèse afin d'attester que la thèse est finalisée et prête à être défendue. La date de la décision de recevabilité est choisi collégialement par le jury, en accord avec le·la doctorant·e.
Le·la doctorant·e doit envoyer le texte provisoire de sa thèse aux différents membres du jury un mois avant la date prévue pour la décision de recevabilité. Tous les membres du jury sont alors tenus de retenir une des trois options suivantes :
- soit la thèse est jugée recevable. Dans ce cas, la défense privée et la soutenance publique doit se dérouler au plus tôt un mois après la décision de recevabilité ;
- soit la thèse exige des modifications mineures. Dans ce cas, le délai maximum pour les modifications est de trois mois, période au terme de laquelle la défense privée et la soutenance publique devront prendre place ;
- soit la thèse est jugée non-recevable. Dans ce cas, la procédure est arrêtée et un nouveau calendrier est envisagé.
À faire :
Pour le·la doctorant·e
- remettre le texte provisoire de sa thèse aux membres du jury au plus tard deux mois avant la date fixée ;
- informer le bureau du Doctorat de la date et de l'heure retenus pour la défense privée et la soutenance publique ;
- mettre à jour formulaire de formation doctorale ; le faire valider par le comité d'accompagnement et le renvoyer au bureau du Doctorat ;
- renvoyer l'invitation à la soutenance publique complétée au bureau du Doctorat ;
- réserver une salle pour la défense privée et la soutenance publique ;
- renvoyer le contrat de diffusion de thèse au bureau du Doctorat ;
- lorsque l'annonce sera publiée, un login et un mot de passe seront transmis au·à la doctorant·e par le service central des bibliothèques (thèse DIAL) pour procéder à l'encodage en ligne ;
- vérifier les subsides disponibles pour la publication de la thèse et les jurys.
Pour le jury :
- envoyer le PV de recevabilité au bureau du Doctorat ;
- prévenir le bureau du Doctorat de la nécessité de réserver des toges ;
- renvoyer le PV de la défense privée et de la soutenance publique au bureau du Doctorat ;
- rédiger le rapport de soutenance et le communiquer au·à la doctorant·e.