La première évaluation sera réalisée à mi-parcours dans le cadre de l’épreuve de confirmation.
Cette rencontre entre le·la doctorant·e et son comité d’accompagnement a pour objectif de constater que les travaux de recherche sont de nature à aboutir à la présentation d’une thèse de doctorat dans un délai imparti.
En fin de parcours, le(s) promoteur(s) et les autres membres du comité d’accompagnement évalueront les travaux de thèse en vue d’accomplir les dernières étapes du parcours doctoral. De plus, le promoteur ou la promotrice fait partie du jury de thèse lors de la défense privée et de la soutenance publique.
(article 2.3 du Règlement)
L’épreuve de confirmation a pour objectif de constater que les travaux de recherche du doctorant sont bien de nature à aboutir à la présentation d’une thèse de doctorat.
À cette fin, chaque doctorant·e doit :
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soumettre au comité d'accompagnement un rapport écrit, ou un article rédigé par le·la doctorant·e ou tout autre document apportant la preuve de l’avancement de ses travaux de recherche
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présenter oralement à son comité d'accompagnement des travaux réalisés et des projets envisagés pour la suite du doctorat.
L'épreuve de confirmation doit avoir lieu au plus tard 24 mois à compter de la date d'admission au doctorat par la CDD.
Pour plus de précisions concernant les échéances, veuillez vous référer au règlement (article 2.3 et suivants).
(article 2.4.2 du Règlement)
Il est composé d’au moins cinq membres dont un président et un secrétaire, porteurs du titre de docteur ou jouissant d’une reconnaissance d’une haute compétence scientifique ou artistique dans le domaine.
Il est présidé par un membre du corps académique de l’université, qui ne peut être le ou les promoteur·rice·s de la thèse
Il doit comprendre le(s) promoteur(s) de la thèse et des membres extérieur·es à l’université choisis en fonction de leur compétence particulière dans le sujet de la thèse soutenue.
La défense privée et la soutenance publique de la thèse peuvent se dérouler selon deux modalités différentes :
La défense privée constitue la première étape de finalisation des travaux de thèse. C’est à l’issue de cette épreuve que le jury de thèse se prononcera sur la recevabilité de la thèse et autorisera ou non le·la doctorant·e à soutenir publiquement sa thèse. Elle consiste en un exercice scientifique (écrit et oral) au cours duquel le sujet de thèse est analysé et questionné de manière approfondie. Elle fournit l’opportunité de vérifier les aptitudes du candidat en matière de recherche et de questionnement scientifique Elle se déroule sans public, uniquement en présence des membres du jury de thèse au complet.
Pour passer cette épreuve, le Jury de thèse demandera au candidat docteur :
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de remettre le texte provisoire de sa thèse, au plus tard un mois avant la date fixée (il s’agit soit d’une dissertation originale, soit d’un essai accompagné d’un ensemble de publications et de réalisations dont il est auteur ou coauteur, soit d’une dissertation articulée à une œuvre, un projet ou des réalisations dont il est auteur ou coauteur). Le manuscrit est rédigé en français ou en anglais ou dans une autre langue acceptée par le jury (si la nature de la thèse le justifie).
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d’assurer une présentation orale des travaux réalisés et de répondre à un ensemble de questions. Le jury est présent au complet lors de la défense privée (physiquement ou par vidéoconférence). En cas de force majeure, un membre absent fait parvenir en temps utile au président un rapport écrit et les questions qu’il souhaite poser au candidat. Si le Jury de thèse se prononce favorablement sur la recevabilité de la thèse (moyennant souvent quelques modifications à apporter au texte provisoire), l’épreuve de soutenance publique pourra être organisée (au plus tôt un mois après la défense privée).
La soutenance publique constitue la dernière étape du parcours doctoral. Deux semaines au moins avant la soutenance publique de sa thèse, le candidat remet aux membres du jury un exemplaire relié de sa thèse, approuvé par son ou ses promoteurs et un autre exemplaire auprès de la CDD concernée. Il en transmet un exemplaire électronique au service responsable des thèses électroniques. Il s'agit d'une leçon publique présentant les résultats des travaux de recherche et permettant au candidat de faire montre de ses qualités de communicateur et de vulgarisateur en présence d’un public diversifié. La moitié au moins des membres du jury (2/3 pour les doctorant·es dans le régime transitoire) participe activement à la soutenance publique de la thèse. Les membres absents font parvenir au président un rapport écrit et les questions qu’ils souhaitent poser au candidat.
C'est notamment l’occasion de célébrer l’accès au titre de docteur dans un contexte solennel où le décorum et la présence de certaines traditions universitaires sont présents (caractère rituel des interventions, port de la toge par les membres du jury, présence des proches du candidat, etc.). C’est à l’issue de cette épreuve que le Jury de thèse confère au doctorant ou à la doctorante le grade académique de docteur de l'UCL (sans mention).
La défense privée et la soutenance publique peuvent s'organiser selon deux formules différentes.
Une seconde formule de finalisation de thèse est également possible et prévoit que les deux épreuves se déroulent dans une même temporalité. Dans ce cas, la recevabilité de la thèse sera prononcée, au moins un mois avant, uniquement sur la base du texte provisoire de thèse sans présentation orale. L'avis de recevabilité est recueilli par écrit.
Certaines CDD permettent l'organisation de la double défense (défense privée et soutenance publique) dans une même temporalité (le même jour ou en l'espace de 48h).
Dans cette configuration, la décision de recevabilité doit être prise avant la défense et la soutenance. La possibilité de demander la modification du texte reste donc une prérogative pleine et entière des membres du jury dans les deux formules. En revanche, alors que la première permet aux membres du jury d’exiger des modifications lors de la défense privée, la seconde invite les personnes à se manifester à ce sujet en amont de la défense privée. Dans tous les cas, le texte finalisé (le cas échéant après que des modifications aient été apportées) devra être transmis aux membres du jury au plus tard un mois avant la date de la défense privée.
Pour que le calendrier soit le plus semblable possible dans les deux formules, il est convenu que le moment de la décision de recevabilité pour la soutenance publique (se situant au moment de la défense privée dans la première formule) constitue le moment de référence dans la seconde formule.
La date de la décision de recevabilité est choisie collégialement par le jury, en accord avec le·la doctorant·e.
Le·la candidat·e doit envoyer le texte provisoire de sa thèse aux différents membres du jury un mois avant la date prévue pour la décision de recevabilité. Tou·tes les membres du jury sont alors tenus de retenir une des trois options suivantes :
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Soit la thèse est jugée recevable. Dans ce cas, la défense privée et la soutenance publique doivent se dérouler au plus tôt un mois après la décision de recevabilité.
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Soit la thèse exige des modifications mineures. Dans ce cas, le délai maximum pour les modifications est de trois mois, période au terme de laquelle la défense privée et la soutenance publique devront prendre place. Le membre du jury est prié d’indiquer de façon explicite les attentes qui sont les siennes quant aux changements jugés nécessaires tout en sachant que dans ce cas de figure la thèse ne peut plus être refusée. Le promoteur·rice est chargé de vérifier les modifications avant de donner le feu vert pour la défense privée.
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Soit la thèse est jugée non-recevable. Dans ce cas, la procédure est arrêtée et un nouveau calendrier est envisagé. Le membre du jury qui conteste la recevabilité de la thèse est tenu de motiver sa décision en indiquant de façon explicite les problèmes identifiés à la lecture du document. Il suffit qu’un des membres du jury indique que la thèse est non-recevable pour qu’une décision de non-recevabilité soit actée.
Suppression des mentions
A l'issue d'un cycle d'études, le jury confère à l'étudiant·e le grade académique correspondant, lorsqu'il constate que le nombre de crédits minimum est acquis, que les conditions du programme d'études ont été respectées, que les conditions d'accès aux études étaient satisfaites et que l'étudiant·e y a été régulièrement inscrit. Le jury détermine également la mention éventuelle sur base de l'ensemble des enseignements suivis au cours du cycle. Par exception, le grade de docteur·e est conféré sans mention."(Article 132, du Décret définissant l'enseignement supérieur, favorisant son intégration à l'espace européen de l'enseignement supérieur et refinançant les universités, 7 novembre 2013).