La soutenance publique ne peut avoir lieu avant un délai minimal d’un mois après la défense privée.
Pour la réservation d'un auditoire, il faut contacter le service de réservation des auditoires (secrétariat GTPW, via l’adresse auditoirelew-gtpw@uclouvain.be) - n'oubliez pas de prévoir une salle contiguë à l'auditoire pour la rencontre et la délibération du jury.Le doctorant est tenu de communiquer ou confirmer la date, l'heure et le lieu retenus pour la soutenance publique à la gestionnaire des doctorats.
Une semaine avant la soutenance publique, et au plus tard la veille, le candidat remet aux membres du jury un exemplaire relié de sa thèse (*) corrigée conformément aux recommandations des membres du jury lors de la défense privée.
Parallèlement, la gestionnaire des doctorats informe le candidat des démarches à réaliser en vue de l’encodage électronique de sa thèse. A cet effet, il sera demandé au doctorant de compléter et de signer (avec son promoteur) une licence de droits d’auteur stipulant l’accès qu’il veut donner à sa thèse-papier. Cette licence devra être envoyée par email à la gestionnaire des doctorats.La gestionnaire des doctorats établit le formulaire de procès-verbal de réunion, le diplôme, le certificat de formation à la recherche, les suppléments et/ou annexes pour le jour de la soutenance publique.
Lors de cette soutenance, la moitié au moins des membres du jury doit participer activement.
Le doctorant est tenu de réaliser un exposé oral de 30-40 minutes ciblant un public de niveau master. L'exposé est suivi d'un nombre limité de questions du jury et, éventuellement, du public.
Le port de la toge par tous les membres du jury est obligatoire lors de la soutenance publique.
A l’issue de cette soutenance, tous les documents seront signés par les membres du jury (le président du jury désigne un secrétaire parmi les membres du jury) pour constater l’aboutissement favorable du cursus doctoral et valider l'obtention du minimum de 180 crédits exigés pour l'octroi du grade académique de docteur.
Tous les documents signés (PV, diplôme et annexes) doivent être remis en mains propres à la gestionnaire des doctorats.Après vérification, la gestionnaire des doctorats soumet le diplôme et le certificat de recherche à la signature du Recteur.
La gestionnaire des doctorats informe les bibliothèques que la thèse a été défendue et réussie.
Une fois le diplôme signé par le Recteur, la gestionnaire des doctorats informe le nouveau docteur que le document est à sa disposition.
(*) le format et la couverture de la thèse sont uniformisés pour le secteur des sciences de la santé.