Les défenses privées et soutenances publiques des thèses seront, sauf circonstances exceptionnelles à apprécier par la CDD, organisées selon la première formule du règlement doctoral, à savoir avec un délai minimum d'un mois entre les deux prestations.
Lorsque le comité d'accompagnement estime que le travail de recherche est achevé et qu'il constate que le programme de formation doctorale est acquis (40 crédits de formation/communication, épreuve de confirmation non comprise), il propose à la CDD la composition de jury de thèse.
Le règlement doctoral de l'UCLouvain reprend les règles en matière de composition de jury.
La demande de composition de jury doit être remise à la CDD en format papier au plus tard 12 semaines avant la date de la défense privée.
La procédure unique à suivre est la suivante :
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Le(s) promoteur(s) s'assure(nt) de l'accord des membres du jury;
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Le/la candidat(e) contacte le Président de son Institut de recherche d'affectation qui désigne le Président du jury
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Le jury convient de la date et du lieu de la défense privée, de manière à ce que le Président et tous les membres du jury puissent être présents (physiquement ou virtuellement par le biais d'une vidéoconférence par exemple), une durée de trois heures doit être prévue
Il est de la responsabilité du/de la doctorant(e) et de son promoteur de s’assurer que la date proposée convient à tous les membres du jury, y compris le président. Ni le secrétariat, ni le président d’institut (qui nomme le président du jury), ni le président du jury, ne pourront être tenus responsables si la date choisie ne convient pas à tous. La défense privée ne pourra avoir lieu dans ce cas, quelles qu'en soient les conséquences.
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Le/la candidat(e) télécharge le formulaire de demande de composition de jury de thèse, disponible à cette page
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Le/la candidat(e) complète le formulaire de demande de composition de jury en suivant les instructions qui y sont mentionnées.
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Au plus tard 12 semaines avant la défense privée, il/elle transmet à sa gestionnaire de doctorats (cfr. coordonnées ci-dessous) sa demande de composition de jury, constituée des éléments suivants (seuls les dossiers complets seront traités par la CDD) :
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une version imprimée du formulaire de demande de composition de jury de thèse , signée par le Président de son Institut de recherche d'affectation, par les membres de son comité d'accompagnement et par lui/elle-même.
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7. Un mois avant la date de la défense privée, le/la doctorant(e) transmet aux membres de son jury un exemplaire provisoire de sa thèse.
Le/la doctorant(e) doit être conscient(e) que la version finale de sa thèse, à soumettre avant la soutenance publique, devra être imprimée dans le format de la collection UCLouvain (voir à ce sujet le site web de la CIACO pour les impressions de thèses).
Note : Après réception de la demande complète, la CDD analyse la composition du jury, désigne le Secrétaire du jury et transmet la proposition de jury au Recteur de l'Université. Elle vérifie également que les crédits de formation doctorale sont acquis.
Après approbation de la composition de jury par le Recteur de l'Université, la gestionnaire de doctorats envoie par e-mail une invitation officielle aux membres du jury à laquelle est annexé un formulaire d'évaluation de thèse. Les membres du jury sont invités à compléter et retourner ce formulaire au Président du jury avant le début de la défense privée.
La gestionnaire de doctorats prépare le P.V. de défense privée et le canevas du rapport de thèse, qu'elle transmet au Secrétaire du jury. Elle doit impérativement être tenue informée de toute modification de la date ou du lieu de la défense privée, de manière à pouvoir répondre à toute question pratique qui lui serait posée.
Gestionnaire des doctorats des domaines " Sciences de l'Ingénieur et Technologie et Art de Bâtir et Urbanisme " :
Mme Julie FARENEAU (julie.fareneau@uclouvain.be)
Gestionnaire des doctorats des domaines " Sciences agronomiques et Ingénierie biologique " et " Sciences et Sciences vétérinaires " :
Mme Laurence BERTRAND (laurence.bertrand@uclouvain.be)
Administration du Secteur des " Sciences et Technologies "
AST - Bâtiment Réaumur, aile D
Voie Minckelers, 1 bte L5.01.02
1348 Louvain-la-Neuve